「経費削減の基本プロセス」6-3・24-08

経費削減と省エネをダブルで実現できる商品とサービスを提供しています「経費削減ドット東京」のオフィス高橋です。

毎月の支払いを減らしたいと思っている、社長さん・店長さん・経理の責任者の方へ、「経費削減の運用方法」を、「毎週水曜日」に投稿しますので、是非ご参考にして頂ければと思います。

『経費削減の基本プロセス』6-3

<その他「分析に必要」な項目>

分析に必要な項目としては、購入者、購入日付、利用部署、利用者、商品分類(勘定科目)、商品名、金額などで、こんな切り口があれば、と思うものがあればどんどん付け加えると良いと思います。

一つの経費について、大きな切り口(分類)と小さな切り口(詳細)に分けることでより一層分析しやすくなります。

<全てのデータを「Excel」にまとめる>

少々面倒ですが、データを全てExcelに記入します。

社員数が多くなるとかなりのデータになるので覚悟が必要ですが、経費申請システムや支払い申請システムを利用している会社なら、情報システム部への依頼で、データベースから簡単にデータを取得できると思います。

<分析の視点とExcel「ピボットテーブル」の活用>

経費削減のデータを分析するのに最も良いツールはExcelの「ピボットテーブル」です。

縦、横の集計による2次元や多次元のデータ集計だけでなく、切り口のドラッグ&ドロップだけで簡単に分析の視点を変える事ができます。

「ピボットテーブル」の使用方法はネットで検索すると、分かり易い情報がたくさんあります。

【Excelピボットテーブルが経費削減データの分析に優れる理由】

・多次元分析が可能である。

・行・列など分析の視点を項目のドラッグ&ドロップだけでできる。

・入れ替えた視点の結果がすぐに反映される。

・データの並び替えや集計方法(合計、個数のカウント、平均、最大値など)を選択できる。

・集計結果の詳細が知りたい場合はダブルクリックするとドリルダウン結果が表示される。

・元のデータに行や列を追加しても、集計結果や項目名として反映される。